Il metodo più classico ed utilizzato per aggiornare il catalogo prodotti del proprio sito e-commerce è quello tramite back end, cioè tramite area di amministrazione del sito utilizzando due metodologie classiche: la prima basata sulle funzionalità integrate del proprio cms, quindi tramite una maschera che permette di popolare la scheda prodotto e lavorando su un prodotto alla volta; la seconda tramite import di file dati (solitamente csv o xls) quando si vogliono caricare o aggiornare i prodotti in maniera massiva, sempre utilizzando il back end del sito.
Oltre a questi due metodi ne esistono anche degli altri più avanzati e complessi da sviluppare ma estremamente produttivi: la sincronizzazione col gestionale aziendale e la sincronizzazione diretta dai web server dei fornitori. Tra i due tipi di sincronizzazione ci sono parecchie similarità ma vorrei parlarvi del primo caso, quello in cui ho maturato maggiori esperienze dirette.
Cos’è la sincronizzazione tra e-commerce e gestionale
La sincronizzazione tra le due piattaforme non è altro che un collegamento che mette in comunicazione i due applicativi e permette lo scambio e l’allineamento dei dati su due flussi.
Andando subito nel pratico, ogni azienda ormai ha un gestionale con caricato il proprio magazzino e relative giacenze, schede prodotto, anagrafica clienti e tanti altri dati utili alla vendita. Allo stesso tempo il sito e-commerce ha bisogno di una buona parte di questi dati per popolare il catalogo e dare più informazioni possibili utili alla vendita del prodotto. Nella maggior parte dei casi succede spesso che il caricamento di questi dati sia doppio, in quanto devono essere inseriti sia sul gestionale che sulla piattaforma e-commerce. Nella migliore delle ipotesi il gestionale permette di fare delle esportazioni di files di tipo csv o xls che verranno poi utilizzati per importare i prodotti massivamente tramite back end del sito. Ma questa operazione è da eseguirsi manualmente ogni volta e non permette di tenere allineati in real-time i dati delle due piattaforme.
Con la sincronizzazione si riesce quindi a far comunicare le due piattaforme in due direzioni, dal gestionale verso il sito ed anche dal sito verso il gestionale, automaticamente. Il flusso più utilizzato è solitamente il primo ma i clienti più esigenti hanno bisogno di entrambi i flussi. Ci è capitato infatti di lavorare proprio su casi complessi ed in maniera bidirezionale dove le giacenze da allineare provenivano da 6 negozi fisici diversi, ognuno col proprio magazzino e con l’esigenza di sincronizzare i dati sia quando la vendita veniva effettuata dal sito sia quando la stessa veniva effettuata da uno dei sei negozi fisici.
Quali sono i vantaggi della sincronizzazione tra gestionale e sito e-commerce?
Chiaramente il vantaggio principale è dato dal fatto che le due piattaforme lavorano da sole ed in maniera automatica rendendo disponibile del tempo per curare tanti altri aspetti importanti dell’e-commerce, come promo, assistenza clienti, contenuti etc.
Nello specifico e parlando di e-commerce i vantaggi più importanti sono i seguenti:
- primo carico dei prodotti automatico e senza doverci dedicare giorni di lavoro;
- possibilità di sincronizzare anche le foto dei prodotti direttamente da un proprio archivio locale;
- giacenze sempre allineate;
- variazioni prodotti, descrizioni e caratteristiche sempre allineate;
- anagrafica clienti unica per gestionale e web;
- storico ordini su tutte e due le piattaforme;
- riduzione degli errori su prezzi, giacenze e anagrafica del prodotto;
- aumento della produttività e meno costi di gestione;
- massima affidabilità del sito con conseguente soddisfazione del cliente.
Note
Questa soluzione richiede innanzitutto una struttura informatica aziendale recente e performante e piena compatibilità del gestionale a comunicare con altre piattaforme. Se sei interessato a questa soluzione possiamo anche fornirti dei gestionali direttamente prodotti da noi e pienamente comunicanti con i nostri e-commerce.
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